おゆみ野ほたる会

2015年2月７日

２０１５年度　第９回ほたる会役員会議事録

【日　時】２０１６年２月７日（日）　１３：００～１４：４５

【参加者】（会長）深見、（副会長）林、二見、（会計）酒井、（書記）神山、

（班長）柴田、谷内、近江、阿部　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬称略

＜議題＞

1.     総会及び次年度引継ぎの準備について

(1)    総会準備について

・   総会案内は深見さんにて作成し、3/6の役員会後に正会員に回覧する。委任状の回収は3/20までとし、深見さん宅へ届けることとする。

・   会計監査の実施時期は会計酒井さんと監査とで調整し、決定すること。（前年度は役員引継ぎ会の前に実施している。今年は3/27でもよい。）

・   会計監査は4/5の総会に出席が必要であることを酒井さんが伝えること。

・   新年度役員候補の選任は、１～５班にて現在調整中あるいは、候補者決定済みである。      

・   新年度役員候補者は3/27の引継ぎ会、4/3の総会に出席が必要であるため、各班で候補者に伝えておくこと

・   4/3の総会会場（ちばぎんホール）は12時から16時まで予約済しており、当日は12:50役員集合、13:30総会開始とする。

・   会場は飲食禁止のため、お茶は配布しない。

(2)    総会当日の進行について

・   議案の質疑、議決は概ね議案毎に行う。（1～3号、4号、5号、6号で行う）

・   議案ごとの分担は以下のとおり（敬称略）

開会宣言…林

会長挨拶…深見

議長委嘱…林

議事

平成２７年度活動報告　　　…深見

平成２７年度決算報告　　　…酒井

防災倉庫備品状況報告　　…深見

平成２７年度会計監査報告…前年度会計

平成２８年度役員選出　　　…深見

平成２８年度活動計画案　 …深見

平成２８年度予算案　　　　 …酒井

新役員紹介、挨拶…新役員

閉会宣言…林

(3)    次年度引継ぎ準備

・   3/27引継ぎ時に、各自引継ぎに必要な資料、メモを準備し、それぞれの仕事内容を説明する。その後、新年度役員に役割分担を決めてもらう。

・   防災倉庫の鍵は一度返すため、各自鍵を持ってくること

・   防犯パトロール（昨年は4/18、5/9、5/23）については、新年度役員もパトロールに出てもらうよう引き継ぎ会で伝える。

・   会員名簿最新化のため、各班の状況を確認し、増減があるようなら深見さんに伝えること。

2.     防犯パトロール慰労会について

・   一部補助とし、例年同様に町内行事費で支出する。

・   日程（２月）は近江さんにて調整する。

3.     おゆみ野地区連協報告

・   次期会長は内定次第連協に報告する。

・   自転車専用レーンは、バザール通りと駅前の通りに4～7月に設置予定。

・   中の道の段差が危険であるため、黄色く塗装したとのこと。

4.     その他

・   今後の日程の確認

3/６   役員会（13:00-15:00ふれあい館）

3/27  新旧役員引継ぎ（13:00-16:00ふれあい館）

4/3   定時総会（13:30-15:00ちばぎんホール）

※今年度役員は12:50集合

4/1７  新年度役員会（13:00-15:00ふれあい館）

5～　　 新年度役員会（13:00-15:00ふれあい館）

※5/10の予約は現行役員（岩田さん）が4/1に予約する。

・   避難所運営は、数ヵ年継続してほしいため、3名体制とする必要がある。

・   廃棄物適性化委員の補助金は、ほたる会へ振り込むようにした。

・   防災倉庫の備品の整理と点検は、役員会後に実施する。

以上