おゆみ野ほたる会

平成29年度 （2017年度）第7回ほたる会役員会議事録

【日時】 平成29年（2017年）10月1日（日） 13:00～15:30

【場所】 おゆみ野ふれあい館 2階　サークル室3

【参加者】(会長)倉上　(副会長)貴志
　(会計)木村　(書記)上野[記]

　　　　　(班長)廣瀬、小原、安田、藤本、江口　（協力員）朝生　　　敬称略

＜議題＞

１.44地区連協会他会合報告、来年上期のおゆみ野ふれあい館予約

　　・秋季消防演習（11/11予定）や、あんしんケアセンター鎌取からのお知らせ
（今月の回覧物参照）

　　・夏祭り決算報告

・2018年上期（1月から6月まで）のほたる会役員会の開催場所について、下記日程分のおゆみ野ふれあい館、2階サークル室3の予約完了。
1/14、2/4、3/4、3/25、4/15、5/6、6/3

２．敬老懇親会総括

・9/18(月・祝)に一幸にて開催。

・食事会と記念品（タオル）贈呈。　

３．市民体育祭総括

・先週日曜日（9/24）に無事終了。　ご協力ありがとうございました。

４．ソフトボール大会およびグランドゴルフ大会の参加者募集状況

・参加者を先月の回覧板で募集したところ、現時点でソフトボール大会に7名、ウグランドゴルフは参加希望者なし。

・ソフトボール大会については昨年参加された方にもヒアリングして、ほたる会として1チーム（9名以上）で参加するかどうか確認する。

・チームとして出場する場合は、実行委員を選出して10/29の大会説明会兼抽選会への参加、当日の会場作り、テント設営および塁審の役割あり。

５．個人情報保護規定について

　　・H29年5月30日に個人情報保護法の改正があり、市が自治会へ配布している町内自治会活動における個人情報保護の手引き部分が一部改正された。

　　・これに応じて、来月(11月)の役員会にてほたる会の個人情報取り扱い方法（H24年5月13日の役員会議決による）の見直しを行う。

６．会費徴収記録と会員名簿との相互確認

　　・会員名簿上に登録がある会員の中には、ご自宅はあるものの現時点ではお留守にされている方もいらっしゃる。　実質的に休会の扱い。

　　・休会扱いとなっている会員を確認。

７．上期会計、下期支出予定

　　・上期会費未徴収分についてはご協力をお願いする。

　　・泉谷中学校区育成金へ3千円寄付する。

　　・夏祭りの出店時に使用するテーブル（会議机程度の大きさ）については、レンタル料金を考えると購入した方が良いと思われる。（今年の夏祭りもレンタルしたのはほたる会のみ）。　折り畳み可能で防災倉庫内に収納可能なテーブルを購入する。（2台）

８．新規入会について

　　・エリア上は六通自治会にお住まいの方で自治会に加入されていない方もいらっしゃる。

　　・まずは、六通自治会へ新規入会者の受け入れ可否を確認させて頂いた上で、もし、ほたる会に入会をご希望されるのであれば入会のご案内をする。

　　・エリア上は他の自治会の方がほたる会に入会された場合、将来的にその近辺の防犯灯の管理範囲が変わる可能性もあるので要確認。

９．空き地の草刈について

・6月にほたる会エリア内で2箇所、草刈要望を市に提出したところ、1箇所は不動産屋にて刈られたがもう1箇所は未実施で尚且つ良い返事を頂けていない。
同じ個所の秋の草刈り要望を近日、区役所にするので未実施のところには強く地権者へ実施してもらうよう要請する。

・それでも実施されない場合に自治会として対応するかを総会に諮る。区役所が無料で草刈り機を貸出す制度があるので、それも検討する。

１０．冬の防災訓練の企画

・今年は各地で大雨による災害の様子が報道され、避難所の開設・運営などの訓練も開かれている。　防災意識向上を目的とした講習会（消防署からのご指導、防災DVD視聴）を計画する。　

・防災DVDについては、千葉県の防災関連ページに情報あり。

・12/10(日)開催予定で、ちばぎんホールを予約する。（9：30－13：00で予約）

１１．その他

　　・新規入会の方々への町内会活動の説明や、会費徴収時に町内会活動の内容をご理解頂く際に、班長の方々が持参できる資料を作成する。（千葉市が配布している町内自治会活動ハンドブックを参考に、書記にて作成する）

次回役員会（定例会：2017年11月12日（日）13時より、おゆみ野ふれあい館、サークル室３にて

以上