おゆみ野ほたる会

平成29年度 （2017年度）第4回ほたる会役員会議事録

 

【日時】 平成29年（2017年）7月2日（日） 13:00～16:30

【場所】 おゆみ野ふれあい館 ２階　サークル室３

【参加者】(会長)倉上　(副会長)貴志、中野
　(会計)木村　(書記)上野[記]

　　　　　(班長)廣瀬、小原、安田、藤本、江口　（協力員）朝生　　　　　敬称略

 

＜議題＞

１.44地区連協会他会合報告

　　1)自転車レーンの設置（道路上に青線を引いた専用レーン）

　　2)夏祭りの実行委員の担当業務：ほたる会は場外警備（3名予定）　当日(8/5)の朝9:30から10:30にて警備内容の説明あり。

3) 5班の道路沿い交差点の埋め込み型点滅灯の不具合（点灯せず）を申し入れ済み。

 

２．スポーツ振興会報告　（貴志副会長より）

・6/18に会合あり。　今年の体育祭は9/24開催予定（雨天時は10/1開催）

・ほたる会は黄色チームに所属。　

・体育祭の参加申込書を回覧する。

・8/20全体会議（貴志副会長出席）

・当日は朝6:30よりテント設営する。　貴志副会長は体育祭要員として役員用
テント設営や運行準備にあたるため、ほたる会のテント設営はほたる会メンバーで行う。（協力者を募集する）

　　

３．町内清掃・防災訓練（6/11）の総括

・当日は天候にも恵まれ、大きなトラブルもなく無事終了。

・お弁当の数について、清掃のみの参加（防災訓練不参加）でお弁当注文ありのケースが何件かあったようですが、防災訓練に出られる方へのお弁当配布であることを明確に伝えるのであれば、『防災訓練に出られる方はお弁当の個数を記入してください。』と記載した方が良かったのでは。

 

４．夏祭りの出店について

・ほたる会は、輪投げと光るおもちゃの2本立てで出店する。出店場所は昨年と同じ場所。

・今年は他にもう1店輪投げで出店される予定。（昨年はほたる会のみ）

・出店説明会にてゴミの分別徹底の指示あり。　なるべくゴミの容量を少なくして回収する。

・テーブルの貸し出し申請はほたる会のみ（4千円程度の貸し出し料かかる）
今後も継続的に出店するのであれば、来年以降はテーブル購入を検討してもよいのでは。今年は、中野さん宅の長机を一つお借りする。

・照明は防災倉庫内に300Wｘ2基あるが、昨年はこれ以外に個人持ちのランタンを準備。　適当なものがないか各自確認する。

・当日は役員総出で対応するとしても、役員以外の方々のご協力が必要。（5名目標でお声掛けをする。　場外警備に3名割当られているが、昨年は2名。　今年も他の自治会は2名でほたる会のみ3名なので、次回の夏祭り実行委員会で2名で対応させて頂けないか、交渉する）

・出店計画段階で収支計算しているが、ほたる会として夏祭りへの参加は恒例の行事になっているので、当日の出店にかかる費用の一部は行事費から計上して、なるべく夏祭りに参加される方々に喜ばれる出店としたい。

・7/29(土)　9:30より　夏祭り準備のための最終打ち合わせ（＠おゆみ野ふれあい館 ２階　サークル室３）

 

５．ラジオ体操について

・前期および後期の日程予定を決定。

・役員以外に4名よりご協力者の申し入れを頂いた。

・出席カードは木村さん（ラジオ体操の行事担当）から各班長へ参加者名を付けて配布する。

・昨年の反省として、ラジオ体操に参加される方々が公園の端の方で遠慮がちに体操されているケースも見られた。　今年は是非、公園の中央付近に集まって皆で体操できるよう声掛けしたい。

 

６．自治会費徴収の際の留意事項の確認 

・ほたる会の構成は正会員と準会員からなり、集合住宅にお住まいの方々は準会員として参加されている。（規約上は準会員の方でも申し入れあれば正会員として登録できる）

・準会員の方々からの自治会費の徴収には2つのケースがある。

①  予め所定の自治会費用を不動産屋さん経由で徴収させて頂くケース

②  準会員宅より直接徴収させて頂くケース　（不動産屋さんより個別対応を依頼された場合）

・どの集合住宅がどのケースに該当するかを整理したリストを作成し、間違えのないように準備しておく。また、集金の際にほたる会の説明ができる簡単なご紹介資料を持参しておくことも検討する。（次回の自治会費徴収前までに）

 

７．敬老懇親会 について

・倉上会長、中野副会長にて準備検討中。

・9/18　13時からを予定。　千葉市へ補助金申請を提出する。（対象者は75歳以上。　補助金制度ではお祝いの配布物は対象外、経費は対象内）

 

８．回覧物より、木の枝/刈り草の資源回収について

・従来は透明袋で可燃物回収していたが、9月より資源回収へルールが変更。

・各ゴミステーションに掲示する看板も付け替える必要があるため、各班長にて看板の必要個数を確認して7/29の臨時役員会で報告する。（現状は看板が無くて網だけの箇所もカウント対象とする）

・集合住宅のゴミステーションについては管理会社側で対応されると認識。

 

９．回覧板に添付する回覧文書の作成・配布方法の見直しについて 

・回覧板に添付する回覧文書を作成後、回覧物と一緒に各班内を回覧して頂いているが、回覧文書の内容に抜けがあると再度回覧する必要がある。

・回覧文書については配布前の事前チェック後に各班長に配布するので、各班長はチェック後の回覧文書が発信された後に、回覧を開始すること。

・回覧広報紙の分配にかかる労力を分散化する方法を検討する。

 

１０．自治会保険契約更新について

・「ほけんの窓口」にて現行の保険と他社の保険を比較して、同じ保障内容で約6千円（年間）の保険料削減を達成。

契約保険会社：あいおいニッセイ同和損害保険（株）

 

１１．防災倉庫の鍵（2重ロック）

・六通公園にあるつくし会の防災倉庫は2重ロックで施錠している。　ほたる会の防災倉庫も盗難防止の観点から2重ロックが必要ではないか。ナンバー錠であれば複数の鍵を作る必要なし。　⇒　購入して設置する。

 

１２．弔慰金規定

・ほたる会会則によると、弔慰金規定は『会員及び配偶者には10,000円、同居の親族には一律5,000円の弔慰金を贈る』とある。　一方で、会員を『世帯』としており、弔慰金規定の中の会員が世帯主であることを明示する。
『会員の世帯主および配偶者には10,000円、同居の親族には一律5,000円の弔慰金を贈る』に文章を見直すことを次回の総会で提案する。

 

 

 

 

 

臨時役員会：2017年7月29日（土）9時30分より、おゆみ野ふれあい館、サークル室3にて　

 

次回役員会（定例会：2017年9月10日（日）13時より、おゆみ野ふれあい館、サークル室5にて

 

 

 

以上