おゆみ野ほたる会

平成29年度 （2017年度）第11回ほたる会役員会議事録

【日時】 平成30年（2018年）3月4日（日） 13:00～15:00

【場所】 おゆみ野ふれあい館 2階　サークル室3

【参加者】(会長)倉上　(副会長)貴志、中野
　(会計)木村　(書記)上野[記]

　　　　　(班長)廣瀬、小原、安田、藤本、江口　（協力員）朝生　　　敬称略

＜議題＞

１.44地区連協会報告

　　・地区連協だよりの回覧。　昨年8月に開催された、おゆみ野夏祭りの記事と協賛頂いた方々のリストが掲載されており、協賛頂いた方々へは個別に配布する。

・自治会役員のなり手不足は各自治会にも共通の悩みで、自治会によっては75歳まで、とか、世帯状況（独居）と年齢を考慮した上で役員を免除されているところもある。

２．避難所運営委員会

・2/10に避難所運営委員会が開催され、ほたる会より貴志さん、中野さんの両副会長が参加。　

・2018年度より、運営委員会の会長は各自治会の輪番制で担当することが決定。
（前年度に事務局を担当した自治会が翌年度の会長になる）
　ほたる会の会長担当はこのままでいくと2027年度の見込み。

・2018年度役員の届け出は、4/10までに2017年度事務局の板倉様へ連絡する必要あり。

・また、2018年度の最初の運営委員会は、新役員にて5/19、泉谷小学校図書室にて開催予定。

３．次期役員候補引継ぎ会

・3/25(日)13:00より　新旧役員引継ぎ会を、おゆみ野ふれあい館サークル室３
にて行うにあたり、当日の段取りを確認。　各班より新役員の方々の出席を再度依頼しておく。

・防災倉庫の鍵も当日（3/25）、旧役員より新役員へ引き継ぐ。

・なお、当日はサークル室３への椅子の運び入れ作業もあるため、現役員は15分前（12：45）集合とする。

・ほたる会定期総会は当初予定通り、4/1(日) 13:00より　ちばぎんおゆみ野ホール
にて開催する。

４．3月回覧板について

・4/1の定期総会案内も3月の回覧資料と一緒に回覧し、総会への出欠確認、および委任状の回収は3/24までに倉上会長へ届ける。

５．総会準備、当日の進行について

・4/1(日)のちばぎんおゆみ野ホールは安田さんにて11時―15時にて予約済み。　交渉の結果、スクリーンとマイクも使用可。

・総会の開始時刻は13：00とする。　役員は会場設営準備のため12:15集合とする。　また、各班毎に出席者を確認するために、テーブルへの張り紙も準備しておく。

・総会の議長は3班の矢島様にお引き受け頂いたので、総会当日の進行（役割分担）について再度確認を行った。　

・先日の防災倉庫棚卸しの際に、衣装ケース2箱分の過去の自治会資料が保管されていたが10年以上前の資料もあり。　また、役員間の引継ぎ資料については、これまでに廃棄せずに引き継がれている紙の書類が溜まってきていることもあり、保管が必要な書類（例えば、自治会活動に伴う領収書類など）を区別してルール化していくことも必要と思われるので、総会にて提案して次年度以降で整備をお願いする。　（領収書などの保管必要年数については44連協にも確認が必要）　

・先月（2月）の役員会で議論した、1班と2班の班割り変更案については、もう少し時間をかけた議論が必要と思われるので今回の総会での議案としない。

６．その他

・ゴミステーションの鳥よけネット固定用の重石（レンガ）を前年度に9つ購入済みで、防災倉庫内に保管してある。　各班にて必要分を使用して、残りを防災倉庫の棚卸し表に反映しておく。

次回は役員引継ぎ会（2018年3月25日（日）13時より、おゆみ野ふれあい館、サークル室３にて

以上