おゆみ野ほたる会

平成29年度 （2017年度）第10回ほたる会役員会議事録

【日時】 平成30年（2018年）2月4日（日） 13:00～15:00

【場所】 おゆみ野ふれあい館 2階　サークル室3

【参加者】(会長)倉上　(副会長)貴志、中野
　(会計)木村　(書記)上野[記]

　　　　　(班長)小原、安田、藤本、江口　（協力員）朝生　　　敬称略

＜議題＞

１.44地区連協会報告

　　・おゆみ野四季の道駅伝大会を2/18開催予定。　遊歩道と車道が交差する地点（2箇所、内1箇所は六通神社付近）は通行止め。

・ゴミステーションのカラス被害についてお困りの自治会あり。　ネットを隙間なく掛けること、ゴミ出し時間帯の遵守が効果的とのこと。（カラスはいつでもスキがないか狙っているようです）

２．ほたる会次期役員候補と引継ぎ会

・2/4現在で、各班毎に次期役員候補の方々を調整中。一方で、既に次期役員をご承諾頂けた方々もいる。

・新年度役員（2018年度）の方々へ、以下の会合への出席を各班より伝えること。
3/25(日)13:00より　新旧役員引継ぎ会、おゆみ野ふれあい館サークル室３
4/1(日) 13:30より　おゆみ野ほたる会/防災会 総会、ちばぎんおゆみ野ホール

・3/25(日)の引継ぎ会にて、新年度役員の方々にて役員分担を決めて頂く。また、防災倉庫の鍵を持参して、役員間で引渡しを行う。

・防犯パトロールについてはパトロールルート把握のため、前年度と同様に5月までは旧役員も加わり合同パトロールを実施する。

・役員間の引継ぎ資料については、これまでに廃棄せずに引き継がれている紙の書類が溜まってきていることもあり、保管が必要な書類（例えば、自治会活動に伴う領収書類は千葉市からの補助金支給の前提は5年保管、など）を区別してルール化していくことも検討する。　また、個人情報保護法の観点からも、書類の適切な管理（必要の無い書類の廃却）、ルール作りは必要。

３．総会の準備、追加議案

・4/1(日)のちばぎんおゆみ野ホールの予約は安田さんにお願いする。
なお、予約の際にマイクとスクリーンも使用させて頂けないか、申し入れする。

・総会の議案については例年通りとするが、会員への弔慰金の運用については、現状の会則の定義があいまいなので、会則改定を議案へ追加する。　具体的には、会員の世帯主とその配偶者へは1万円、その他の同居のご家族については5千円、を明記する。

・会計監査については、昨年度会計ご担当の長谷川さんに事前に監査頂く日程を別途、調整する。

・総会の役割分担は以下の通り。
開会宣言：　中野副会長
会長挨拶：　倉上会長
議長委嘱：　貴志副会長
H29年度活動報告：　倉上会長
H29年度決算報告：　木村（会計）
防災倉庫備品状況報告：　上野（書記）
H29年度会計監査報告：　長谷川さん（H28年度会計ご担当）
会則改定（追加議案）：　倉上会長
H30年度役員選出：　倉上会長
H30年度活動計画（案）：倉上会長
H30年度予算（案）：木村（会計）
新役員紹介、挨拶：　新役員の方々
閉会宣言：　中野副会長

４．ほたる会の班割り変更の検討

・背景：1班は正会員が18世帯あるが、高齢者世帯の比率が他の班よりも高いなどもあり、自治会役員を引き受けて頂ける方は12世帯しかないため、役員のローテーションも他の班よりも多い。　

・2班は至近で2軒の新築のご家庭もあり、今後ほたる会に加入頂けることも想定されるので、1班と2班の班割を変更する（2班から1班へ4世帯ほど移す）案も検討していく。

・まずは、2班の方々のご意見も確認してみることから着手し、来月（3月）の役員会で再度協議する。

５．1班の空き地の菜園化

・12月の役員会にて、1班の空き地（7丁目7-5）について地権者側では草刈の実行が難いしとの返事を受けて、草刈を地権者側にて実施して頂けない場合は、空き地を自治会が会員のための家庭菜園などとして利用できるようにする、といった代案はないだろうか、との意見があり、交渉がまとまった。

・1/12に近隣の方々のご協力も得て草刈を実施済み。

・ほたる会の会員の方々で、菜園として利用を希望される方を2月の回覧で募集し、3月の役員会（3/4）終了後に希望者に対して説明会を開催する予定。

・なお、説明会には家庭菜園作りに知見のある方々にも参加して頂き、アドバイスして頂けないか、検討する。

６．防災倉庫の棚卸し

　　・2/17(土)10時より実施予定。
・倉上会長、貴志副会長、上野、他数名で実施予定。　雨天延期。

７．その他

・12月の町内清掃/防災訓練、会員の皆様のご参加を頂き、無事終了。

次回役員会（定例会：2018年3月4日（日）13時より、おゆみ野ふれあい館、サークル室３にて

以上