おゆみ野ほたる会

 

2015年度 第１回ほたる会役員会議事録

【日時】 2015年４月19日（日） 13:00～13:50

【場所】 おゆみ野ふれあい館 ２階　サークル室３

【参加者】(会長)深見　(副会長)二見、林　(会計)酒井　(書記)神山[記]

　　　　　(班長)芝田、谷内、岩田、近江、阿部　　　　　　　　　　　　　　敬称略

 

＜議題＞

１ 自己紹介

　各自、自己紹介と自治会活動への出席について事情を確認した。

 

 

２ 連絡先の確認

　連絡先（アドレス等）は一覧化し、役員全員に配布する。

 

 

３ 回覧ルートの確認

・各班の回覧数（ルート数）について、問題ないことを確認した。

・回覧物は本日（第1回役員会）にて配布し、持ち帰ることとする。

 

 

４ 防災倉庫の鍵について

・倉庫の鍵は、各役員に配布し、管理していることを確認した。

 

 

５ 地区連協報告

・例年通り、新役員体制報告、前年度事業報告、前年度収支決算、前年度会計監査、 新年度計画・予算、会則の改定について実施した。会則の改定はなく、役員が３名決定した。

・今年は、国勢調査のため、調査員と指導員を決定する必要があるようです。詳細は確認し、次回役員会にて連絡する。

 

 

６ ほたる会のイベントについて

（１）イベントの実施について

・イベントについては、原則として昨年と同様のものを実施する

・まずは、６月の防災訓練に向けて準備を進めることとする。

・昨年の防災訓練・町内清掃（１２月）は、準備等の作業が多く、大変そうであった。餅つきを同日に実施するかを検討する必要がある。

 

（２）敬老懇親会の内容について

・昨年度と同様、70歳以上の方に1000円の商品券を配布することとする。

・対象者が１世帯に複数人いる場合、人数分配っていることに問題はないのか、という声がある。→贈呈品に関する規があるかどうかを確認するとともに、９月に向けて検討する。

【昨年度の状況】

　・年配の方（７０才以上）を招待して昼食、余興を提供した

　・昨年度は十数名参加、昼食は波奈の弁当、余興はダンスサークルを招いた

　・昨年度はふれあい館で行い、音の問題でクレームがあった

　・ふれあい館は音が不可、ちばぎんホールは食事が不可なので場所の検討が必要

　・昨年度は招待者に漏れがあった（１１名）

・今年度は民生委員に確認すればわかるのではないか

 

（３）各イベントの担当について

昨年度と同様に、以下のとおりとする。

・８月の夏まつり、６・１２月の防災訓練など、作業負荷の高いイベントは全員で実施し、その他のイベントは進め方、体制は次回役員会で検討する。

・夏まつりの担当については、地区連協の全体運営役員としての担当と、出店者側のとりまとめとしての担当の２種類決める必要がある。（会議出席の必要あり）

・地区連協側は深見会長が担当し、全体会議に出席する。

・ほたる会としての担当（出店者側のとりまとめとしての担当２～３名）は後日決める。

 

 

７ 防災訓練（６月）について

防災訓練の実施内容について、以下のとおり確認した。

・今年度は、６月１４日に実施する。１０時に防災倉庫前に集合し、先に町内清掃を行い、その後１０時半頃から発電機を利用した給水訓練を行う。

・発電機は２台使用可能である。もう１台は動作確認をし、故障しているようであれば処分を検討する。

・井戸水は白井さんからの申し送りでは５か所であり、今後も緊急時に使わせていただくことと、防災訓練で使わせていただくことについて口頭でお願いし、了承を得ている。

・水質検査は昨日サンプリングし、結果待ちの状態である。

・弁当の配布をしていたが、お昼前（11時頃）には終了するので、今年度は弁当の配布は行わないこととする。

【昨年度の状況】

・実施日時は６月１５日１０時からとする

・当日は１０時に防災倉庫前に集合し、先に町内清掃を行い、その後１０時半頃から発電機を利用した給水訓練を行う

・準備は、井戸の水質検査（６か所）、ゴミ袋の用意、発電機の用意が必要

・水質検査は１週間ほどで結果が出る模様

・町内清掃の参加者は１２０名ほど予想されるので、１か所では集中してしまう

・給水訓練の実施か所数について、発電機の購入が間に合えば２か所とする

・倉庫は整理してあるため、発電機の置き場は確保できる

・新規購入の発電機は移動を考慮して車輪付きが望ましい

・水質検査、発電機選定は白井会長に一任する

・災害時の訓練としておにぎりなどの食事を配付する

・食事配付は雨天決行、給水訓練は雨天中止とする

 

 

８ 夏祭りの出店内容・アイデアについて

夏祭りに向けて、昨年の状況を確認した。

・昨年度は輪投げとくじ引きを実施した。次回役員会（５月１０日）に検討するため、各自案を考えてくること。

（白井さんからの申し送り）

　・純益は、輪投げ3.5万円、くじ引き７千円であった。玩具・お菓子を高価にしてもいいかもしれません。

　・綿菓子などの機材をレンタルすると楽しいが、費用がかさむので、難しいのでは。

　・出店場所は主催者から事前に指定され、西日がテント内に入り暑かったため改善要求をしたところ、2015年度は、出店者間でくじびきをする旨回答を得ている。出店時に要確認。

【昨年度の状況】

　・昨年度はポップコーンと光り物おもちゃと水ヨーヨーを販売した

　・まつりの時期は集中するため、出店するものの手配は早めのほうが良い

　・過去の例としては、わたあめ、光り物、水ヨーヨー、ポップコーンなど、２種類を組み合わせて出店していた  

 

 

９ 防犯パトロールについて

防犯パトロールの実施内容について検討した。

・５月に隊員の募集をかけるが、例年ほとんど集まらないとのことなので、主に役員で実施する（応募があればその方にもお願いする）

・月２回５人グループで実施し、雨天や参加人数が少ない場合は中止する。

・作成したシフト表を確認し、回覧する。

・平日パトロールは、実施日は決まっておらず、希望者が時間のあるときに、腕章をつけて実施している。（昨年は３～４人、犬の散歩などと合わせて実施）腕章は防災倉庫に保管していると思うが、昨年役員に確認する。

 

 

１０ 自治会費について

自治会費の集金について検討、確認をした。

・昨年度は６月に１年分を集金しているので、今年度も同様に実施する。

・アパート（３班のガーデンハイツ）については引っ越す可能性があるため、原則として半年分の集金とし、本人の希望があれば１年分を集金する。集金金額を把握しておく必要がある。

 

 

１１ 役員会日程について

次回以降の役員会日程について確認した。

・次回役員会は５月１０日（日）１３時からふれあい館にて、午前中の会長会の内容をもとに実施する。

・役員会は原則として毎月第１日曜日の１３時からふれあい館で実施する。

　※５月１０日と１１月８日は第２日曜なので注意

・次回以降の日程は以下のとおり。

　6/7（日）　13-15＠ふれあい館→5/1に確定          

　7/5（日）　13-15          →6/1に確定

　8/2（土）夏祭り　8/1（金）事前準備　8/3（日）片付け          

　9/6（日）　13-15          →8/1に確定

　10/4（日）　13-15          →9/1に確定

　11/1（日）　13-15          →10/1に確定

　12/6（日）　13-15          →11/1に確定

　　　１月は正月休み          

　2/7（日）　13-15          →1/4？？に確定

　3/6（日）　13-15          →2/1に確定          

　3/27（日）　新旧役員会？？          

　4/3（日）　総会？？          

・日時や場所に変更のあるときだけ会長から各役員に連絡する

以上