おゆみ野ほたる会

2015年2月1日

２０１４年度　第９回ほたる会役員会議事録

【日　時】２０１５年２月１日（日）　１３：００～１４：４５

【参加者】白井、佐々木、菅澤、塚本、林、秋山、大石、今井、西井

（欠席）深山

＜議題＞

１　総会及び次年度引継ぎの準備について

（１）総会準備について

・総会案内は白井が作成し、３月１日の役員会後に回覧を回す（正会員のみ）

・委任状の回収は３月２０日までとし、白井宅へ届ける

・会計監査の実施時期は会計塚本と監査徳丸で調整して決めること（前年度は役員引継ぎ会の前に実施したとのことなので、３月２９日でもよい）

・会計監査は４月５日の総会に出席が必要であることを塚本が伝える

・新年度役員候補の選任状況

１、２班…現在調整中

３、４、５班…候補者決定済み

・新年度役員候補者は３月２９日の引継ぎ会、４月５日の総会に出席が必要であるため、各班で候補者に伝えておくこと

・４月５日の総会会場（ちばぎんホール）は１３時から１５時まで予約済み

・当日は１２時５０分役員集合、１３時３０分総会開始とする

・会場は飲食禁止のため、お茶は配らない

（２）総会当日の進行について

・議案の質疑、議決は概ね議案毎に行う（１～３号、４号、５号、６号で行う）

・議案ごとの分担は以下のとおり

開会宣言…菅澤

会長挨拶…白井

議長委嘱…（議長は佐々木が行う予定）

議事

・平成２６年度活動報告       …白井

・平成２６年度決算報告       …塚本

・防災倉庫備品状況報告       …白井

・平成２６年度会計監査報告…徳丸

・平成２７年度役員選出       …白井

・平成２７年度活動計画案    …白井

・平成２７年度予算案           …塚本

新役員紹介、挨拶                  …新役員

閉会宣言                                …菅澤

（３）次年度引継ぎ準備

・３月２９日引継ぎ時に、各自引継ぎに必要な資料、メモを作成してくること

・引き継ぎ会では、各役員がそれぞれの仕事内容を説明し、その後新年度役員に役割分担を決めてもらう

・防災倉庫の鍵は一度返すため、各自鍵を持ってくること

・残りの防犯パトロール（4/18、5/9、5/23）については、新年度役員もパトロールに出てもらうよう引き継ぎ会で伝える

・会員名簿最新化のため、各班の状況を確認した

２　防犯パトロール慰労会について

・一部補助とし、例年同様に町内行事費で支出する

・２月１日実施

３　おゆみ野地区連協報告

・おゆみ野の歴史・風土とくらしについて六通の会員がまとめたため、希望者に貸し出す

・市連協、地区連協としての要望事項への回答について報告（結果はホームページにアップする）

・次期会長は内定次第連協に報告する

４　その他

今後の日程の確認

3/1　役員会（13:00-15:00ふれあい館）

3/29　新旧役員引継ぎ（13:00-15:00ふれあい館）

4/5　定時総会（13:30-15:00ちばぎんホール）※今年度役員は12:50集合

4/19　新年度役員会（13:00-15:00ふれあい館）

5/10　新年度役員会（13:00-15:00ふれあい館）

※5/10分の予約は現行役員に加えて新年度役員も参加するよう依頼する

以上