おゆみ野ほたる会

2014年12月7日

２０１４年度　第８回ほたる会役員会議事録

 

【日時】２０１４年１２月７日（日）　１５：００～１６：２９

【参加者】白井、佐々木、菅澤、塚本、林、秋山、大石、今井、深山、西井

 

＜議題＞

１　もちつきについて

（１）各班参加人数の報告

・参加者数は各班合計で約１３０人

・お手伝い数は各班合計で６人

→今回は１５０人想定とし、もち米は１８キロを用意することとする

（もち米は菅澤が手配済み）

（２）スケジュール確認

12/13（土）

10:00実施可否の判断（中止の場合は白井会長から各役員にメールで中止連絡）

13:00倉庫前に集合

買い出し・もち米の分配

※白井会長は自宅でダスキンレンタルの受取待ち

12/14（日）

9:00倉庫前集合

10:00ゴミ袋配布、もち米蒸し始め

11:00蒸しあがり、もちつき開始、雑煮配布

（以降蒸しあがり次第もちつきを行う）

（３）その他

・水道は４班の会員から借りることで手配済み

・両手鍋（20リットル）を購入済み

 

２　臨時総会について

・会則改定（会費減）のための臨時総会を１月１８日（日）に行う

・場所はふれあい館

・正会員のみを対象に臨時の回覧を回す（委任状徴収も兼ねている）

・回覧は通常の回覧とは別立てで回す

・各班長は年内に回覧を回収し、集計結果を白井会長に報告

・総会の成立には委任状を含めて、正会員の過半数が必要

・議決については、当日出席者の過半数が必要となる

・資料は１１月役員会の時のものをベースとする

・当日は13:00に集合し会場設営（机の向きを変える程度）

・13:30に総会を開始する

・その後回覧物を配布し、解散

 

３　会費改定の役員案について

１１月役員会から引き続き正会員と準会員の会費設定を検討した。

＜結果＞

・正会員、準会員ともに月額200円とする

・規約の条文では、正会員と準会員を分けず、「会費は月額200円とする」といった記載内容とする

・減額に伴い会費徴収を年１回とすることも可能になるが、規約には徴収タイミングは記載せず、その年の役員が運用を決められるようにする

 

４　ホームページの再周知について

・５月から順次行ってきた新ホームページへのデータ移行について、2012年度以降のデータを概ね移し終わった

・新ホームページを６月に暫定で公開してから約半年が経ったため、会員に対して再度利用の周知を行いたい

・今回の回覧で利用案内を回覧する

・回覧は日付を入れていないため、回覧物を回すたびに添付することを想定

 

５　ソフトボール大会の結果報告

・結果は１勝１敗で勝ちあがりはなし

・ご苦労さんを併せて実施した

・費用は飲み物や弁当、ご苦労さん会も含めて２万円程度

 

６　おゆみ野地区連協報告

・帝京平成スポーツアカデミー会員募集（ちはら台の大学施設を利用した有料スポーツクラブ）→今回回覧あり

・泉谷中学校区育成委員会について報告

 

７　その他

（１）今後の日程の確認

1/18　臨時総会（13:00-15:00ふれあい館）

2/1　役員会（13:00-15:00ふれあい館）

3/1　役員会（13:00-15:00ふれあい館）

3/29　新旧役員引継ぎ（13:00-15:00ふれあい館）

4/5　定時総会（13:00-15:00ちばぎんホール）

4/19　新年度役員会（13:00-15:00ふれあい館）

5/10　新年度役員会（13:00-15:00ふれあい館）

（２）役員引継ぎについて

・各班で２月中に新役員を決めて白井会長に報告する

・3/29、4/5、4/19は新役員が出席するため空けてもらうよう伝える

・5/10分の会場予約まで現行役員が行うこととする

 

以上