おゆみ野ほたる会

2014年4月20日

2014年度　第１回ほたる会役員会議事録

 

【日時】   ２０１４年４月２０日（日）　１３：００～１５：４０

【場所】   おゆみ野ふれあい館　第３会議室

【参加者】白井、佐々木、菅澤、塚本、林、秋山、大石、今井、深山、宮本、西井

 

＜議題＞

１　自己紹介

（１）自己紹介

それぞれ自己紹介した。また自治会活動への出席について事情を確認した。

（２）連絡先の確認

議事内容の事前連絡等で必要となるため連絡先を確認した。

（３）回覧ルートの確認

各班の回覧数（ルート数）について確認した。

・引き継ぎ会時の資料に記載されたルート数に問題がある場合には、各班長が会長まで連絡する（期限は４月末）

・回覧物は１回目の回覧物を本日持ち帰る

（４）防災倉庫の鍵について

鍵の引継ぎ（全１１個）について確認した。

・１班班長は引き継ぎ済

・３班は引継ぎがまだなので、新班長（大石さん）が前任

（橘川さん）に確認する

・前年役員の防犯パトロール隊も現時点３個持っている。

 

２　地区連協報告

白井会長から地区連協会長会の会議内容について報告があった。

・新役員体制報告、前年度事業報告、前年度収支決算、前年度会計

監査、新年度計画・予算、会則の改定など

・平成２６年度会長は引き続き松戸会長

・平成２６年度もイベントは例年同様に行う

・青色防犯パトロール講習会の参加募集があったため、自治会内で回覧を行う

 

３　ほたる会のイベントについて

（１）イベントの実施について

・イベントについては、原則として昨年と同様のものを実施する

・昨年度１２月実施の「防災訓練・町内清掃」と１月実施の「もちつき」については併せて実施する

（２）敬老懇親会の内容について

敬老懇親会の内容について昨年度の実施内容などをヒアリングした。

・年配の方（７０才以上）を招待して昼食、余興を提供した

・昨年度は十数名参加、昼食は波奈の弁当、余興はダンスサークルを招いた

・昨年度はふれあい館で行い、音の問題でクレームがあった

・ふれあい館は音が不可、ちばぎんホールは食事が不可なので場所の検討が必要

・昨年度は招待者に漏れがあった（１１名）

・今年度は民生委員に確認すればわかるのではないか

（３）各イベントの担当について

イベントを分担制にするかどうかを検討した。

・８月の夏まつり、６・１２月の防災訓練など、重いものは全員で実施し、その他はやり方・体制ふくめ、次回役員会で検討する

・夏まつりの担当については、地区連協の全体運営役員としての担当と、出店者側のとりまとめとしての担当の２種類決める必要がある（会議出席の必要あり）

・地区連協側は白井会長が担当し、全体会議に出席する

・ほたる会としての担当（２～３名）は後日決める

 

４　夏祭りの出店内容・アイデアについて

夏祭りの出店内容について、検討した。

・昨年度はポップコーンと光り物おもちゃと水ヨーヨーを販売した

・まつりの時期は集中するため、出店するものの手配は早めのほうが良い

・過去の例としては、わたあめ、光り物、水ヨーヨー、ポップコーンなど、２種類を組み合わせて出店していた

・福知山のまつりで事故があったことにより、影響が出るかもしれない

・何を出店するかは、次回役員会（５月１１日）に検討するため、各自考えてくること

 

５　６月防災訓練について

防災訓練の実施日程、実施内容について検討した。

・実施日時は６月１５日１０時からとする

・当日は１０時に防災倉庫前に集合し、先に町内清掃を行い、その後１０時半頃から発電機を利用した給水訓練を行う

・準備は、井戸の水質検査（６か所）、ゴミ袋の用意、発電機の用意が必要

・水質検査は１週間ほどで結果が出る模様

・町内清掃の参加者は１２０名ほど予想されるので、１か所では集中してしまう

・給水訓練の実施か所数について、発電機の購入が間に合えば２か所とする

・倉庫は整理してあるため、発電機の置き場は確保できる

・新規購入の発電機は移動を考慮して車輪付きが望ましい

・水質検査、発電機選定は白井会長に一任する

・災害時の訓練としておにぎりなどの食事を配付する

・食事配付は雨天決行、給水訓練は雨天中止とする

・実施の詳細は次回（５月１１日）の役員会で検討する

 

６　防犯パトロールについて

防犯パトロールの実施内容について検討した。

・５月末までは２５年度パトロール隊員がパトロール予定

・５月に隊員の募集をかけるが、例年ほとんど集まらないとのことなので、主に役員で実施する（応募があればその方にもお願いする）

・ルートを確認するため、前年度パトロール最終の５月２４日に同行する

・ルートの地図を作成する

・５月２４日はなるべく役員全員出席する（21時防災倉庫前集合）

・今年度は第２第４土曜日の午後８時を基本として実施する

・６月以降は２班に分け、それぞれ月１回パトロールを実施する

・１回目は６月１４日とし、シフトは深山さんが作成予定

 

７　ホームページのサーバ変更について

ほたる会ホームページで利用しているレンタルサーバが、今年度末でサービス終了となるため対応を検討した。

・書記の西井から対応方法について提案資料を提示、説明した

・ホームページ存続のためには、「レンタルサーバ」と「ＣＭＳ」を用意する必要がある

・「ＣＭＳ」は移行作業の負荷を軽減するため、現在レンタルサーバとセットで利用している製品と同一が望ましいが、新たに契約する対象としてセットで提供されているものが見つからないため、ソフトを購入するほかない

・ホームページは今後も必要であるため、ＣＭＳソフトを購入、新たなレンタルサーバを契約し、ホームページを再構築することとした

・契約するレンタルサーバの選定等は有識者である金坂さんに相談する

・ソフト購入後の維持費用はレンタルサーバの年額費用のみとなる

 

８　役員会日程について

次回以降の役員会日程について確認した。

・次回役員会は５月１１日（日）の午後１時からふれあい館で実施

・６月以降の役員会は原則として毎月第１日曜日の１３時からふれあい館で実施する

・日時や場所に変更のあるときだけ会長から各役員に連絡する

 

９　その他

・５月１８日のふれあい館懇談会は秋山さんの代理で今井さんが出席する

 

 

以上